كيف تقيد امتثال الاتصالات الإلكترونية قصيرة

كيف تقيد امتثال الاتصالات الإلكترونية قصيرة

تحتاج شركات الاستشارات المالية إلى تعزيز اللعبة عندما يتعلق الأمر بالإشراف على منصات اتصالات أحدث مثل وسائل الاعلام الاجتماعية والرسائل الفورية، والبحوث من قبل مزود حلول الامتثال سمارش يظهر. تقرير استبيان الامتثال للاتصالات الإلكترونية يسلط الضوء على الثغرات في الامتثال وما تحتاج الشركات إلى القيام به.

النتائج الرئيسية

فيما يلي بعض النتائج الرئيسية الواردة في التقرير. (لمزيد من المعلومات، راجع: أعلى الامتثال للصداع للمستشارين الماليين .

  • من المهم أكثر من أي وقت مضى الإشراف على الامتثال، ولكن العمل أصبح أيضا أكثر صعوبة. وللوفاء بالالتزامات، تحصل أفرقة الامتثال على مقعد على طاولة الموارد البشرية، وتكنولوجيا المعلومات، وموظفي التسويق.
  • هناك المزيد من الطرق للتواصل من أي وقت مضى. توفر وسائل الاعلام الاجتماعية والرسائل النصية والرسائل الفورية كل القنوات التي توسع نطاق الامتثال. وإذا كانت هناك ثغرات في الرقابة، يمكن أن تتعرض الشركات لمخاطر الامتثال.
  • إن أقسام الامتثال تشعر بالقلق من أن ممارسات الرقابة على الاتصالات لا تواكب، وأن النهج الحالية لن تحدد المخاطر في المنظمات، وأنها فشلت في تركيز الموارد بكفاءة على المناطق التي تمثل أكبر المخاطر للشركة. استعراض الرسالة هو مجال قلق خاص.

دراسة سمارش، التي تنظر في الاحتفاظ والإشراف على الاتصالات الإلكترونية، في عامه السادس. وفي حين أن بعض الشواغل متسقة من سنة إلى أخرى، مثل زيادة التدقيق التنظيمي والتحدي المتمثل في التكيف مع قنوات الاتصالات الجديدة، فإن الاتجاهات الجديدة تثير تحديات جديدة. يقول سمارش: "لا تزال هناك فجوات كبيرة في السياسات والإنفاذ والاحتفاظ بها، مما يجعل الشركات عرضة للحوادث والأخطاء والعقوبات التي تفرضها الجهات الرقابية.

وهذه العقوبات آخذة في الازدياد. وقال سمارش إن الغرامات التي أصدرتها هيئة تنظيم القطاع المالي فيما يتعلق بحالات الاتصالات الإلكترونية زادت أكثر من الضعف بين عامي 2008 و 2015، عندما كانت 6 دولارات. 2 مليون. وقال الاستطلاع إن أهم خمسة مخاوف تتعلق بامتثال الاتصالات الإلكترونية هي: زيادة التدقيق من جانب الجهات التنظيمية، والحاجة إلى الموازنة بين خصوصية الموظفين وبين التزامات الرقابة، وظهور قنوات اتصال جديدة، والتهديدات الأمنية الإلكترونية التي تفرضها منصات الرسائل الإلكترونية، وعدم كفاية الموارد البشرية للوفاء واحتياجات الإشراف على الامتثال. <لمزيد من المعلومات، انظر: فينرا على المسار لتسجيل السنة من الغرامات .

وعلاوة على ذلك، فإن هذه الموارد لا تتحمل أعباء فقط من خلال وظائف الامتثال. وقال سمارش 65٪ من أفراد العينة إن مهام الامتثال مسؤولة عن التعامل مع طلبات الاكتشاف الإلكتروني أو لأغراض تجارية أخرى.وقال أقل من 10٪ من أفراد العينة أنهم يتوقعون زيادة كبيرة في الموارد في الأشهر ال 12 المقبلة. وقال أكثر من ربعهم إن الميزانيات غير الكافية كانت مصدر قلق كبير، وقال 38٪ إن نقص الموارد البشرية كان مصدر قلق، بعد أن كان 30٪ العام الماضي.

محيط الامتثال

يقول سمارش مصدر قلق رئيسي في توسيع نطاق الامتثال - مجموعة القنوات الإلكترونية والأجهزة التي تستخدمها المنظمة والتي تتطلب سياسات الحوكمة والاحتفاظ بها والإشراف عليها. ولكن ما الذي يحدد ما إذا كانت الرسالة عبارة عن سجل تجاري هو محتواها، بمعنى أن موظفي الامتثال يحتاجون إلى الإشراف على العديد من أنواع الاتصالات، حتى تلك التي تخص الأجهزة الشخصية أو حسابات الشبكات الاجتماعية. وقد أحرز بعض التقدم في هذا المجال، وتلاحظ سمارتش. وارتفع عدد الشركات التي لديها سياسات تنظم منصات مؤتمرات الويب إلى 61٪ في عام 2016، بعد أن كانت 50٪ في عام 2015. ولكن هذه الثغرات لا تغلق ". وقد ظلت نسبة الشركات التي لديها أنظمة أرشفة أو إشراف لقنوات االتصاالت اجلديدة راكدة، وانخفضت في بعض احلاالت من 2014 إلى 2016.

مصادر اخملاطر

قال 48 في املئة من املستجيبني إن وسائل التواصل االجتماعي كانت القناة العليا من مخاطر الامتثال المتصورة. حتى عندما تم حظر وسائل الإعلام الاجتماعية، قالت نسبة كبيرة من المستطلعين أن لديهم أدنى قدر من الثقة يمكن أن تثبت أن الحظر كان يعمل. الشركات التي تسمح ولكن لا أرشفة وسائل الاعلام الاجتماعية قد لا تفي بالتزامات، حذر سمارش.

الخلاصة

بموجب قواعد لجنة الأوراق المالية والبورصة تهدف إلى حماية المستثمرين، يطلب من الشركات أرشفة الاتصالات التجارية الإلكترونية في صيغ غير قابلة لإعادة الكتابة وغير قابلة للمسح (ورم) لمدة ثلاث سنوات على الأقل، استعراض المراسلات والاتصالات الداخلية. ولكن بالنظر إلى الزيادة الهائلة في حجم الرسائل والقنوات الجديدة، تعتبر الثغرات في الاحتفاظ والإشراف أمرا لا مفر منه. وقال الرئيس التنفيذي ستيفن سمارش "بصراحة، يتم كسر الإشراف". <لمزيد من المعلومات، انظر: سيك يفرض سجل عدد من الحالات كما الغرامات البقاء شقة .