a:

بالنسبة إلى نشاط تجاري صغير يحتوي على عدد قليل من المعاملات، يمكن لمالك أعمال ماهر استخدام إكسيل كبديل عن برامج المحاسبة. إكسيل لديه كل الأدوات اللازمة لإنشاء والحفاظ على دفتر الأستاذ العام، ولكن سوف تتطلب مستخدم دقيق وفهم صلب للمحاسبة الأساسية. وفقا لمجلة إنتربرينور، وذلك بفضل وظائف إكسيل المتنوعة، وهي واحدة من أكبر المنافسين للعديد من تطبيقات البرمجيات التجارية. لأصحاب الأعمال غير متأكدين إذا كانوا سوف تستثمر في برامج المحاسبة، إكسل قد يكون مكانا جيدا للبدء في الاحتفاظ بسجلات المحاسبة حتى يتم شراء البرامج المحاسبية.

يجب أن يتضمن الإعداد البسيط لتسجيل السجلات أولا أعمدة لتاريخ المعاملة ووصف المعاملة والرقم المرجعي، مثل أرقام الفاتورة أو الشيكات. وستعرض الأعمدة التالية كل حساب من الحسابات التي سيتم استخدامها خلال العام. وينبغي التفكير بعناية في اختيار الحسابات، لأنه سيكون من الصعب العودة وإجراء تغييرات في وقت لاحق. من اليسار إلى اليمين، يجب أن تكون الحسابات الأولى المدرجة حسابات بيان الدخل، بدءا من الإيرادات وتنتهي مع النفقات. وستكون الحسابات التالية هي حسابات الأصول، ثم حسابات المسؤولية وأخيرا أية حسابات أسهم.

دفتر الأستاذ العام يستخدم مسك الدفاتر المزدوجة لتتبع جميع معاملات الشركة، ومن المهم أن نفهم هذا المفهوم قبل البدء في استخدام إكسيل كدفتر الأستاذ العام.

إذا كانت هذه شركة جديدة، فمن المرجح أن تكون الصفقة الأولى هي الأسهم المستثمرة في الشركة. على سبيل المثال، قررت جين فتح متجر للآلات. وقد أنقذت حتى 750،000 $ لبدء الأعمال التجارية، وفتح حساب التحقق من الأعمال التجارية مع الأموال.

باستخدام مفاهيم مسك الدفاتر المزدوجة، تعرف جين أن هذه الصفقة ستزيد من الحساب النقدي للشركة، وإدخال الخصم، وسيتم تعويضها بزيادة في حساب حقوق الملكية للمالك، وإدخال الائتمان. في نظام إكسيل هذا، يجب تسجيل جميع إدخالات الخصم كقيم إيجابية، ويجب تسجيل جميع إدخالات الائتمان بقيم سالبة.

سوف تدخل جين تاريخ المعاملة ووصفا مثل "استثمار رأس المال" في السطر الأول من جدول البيانات. وبعد ذلك ستدخل مبلغا إيجابيا قدره 750 ألف دولار في عمود "النقدية" في جدول البيانات، ويدخل مبلغ 750 ألف دولار سالب في عمود حساب "حقوق الملكية للمالك" في جدول البيانات. وكشيك، يجب على جين استخدام صيغة سوم للتأكد من أن جميع الإدخالات على كل مبلغ صف إلى 0 دولار أمريكي.

سوف تستمر جين في إدخال سطر لكل معاملة. إذا اشترت جين معدات بنقد الشركة، فإنها ستدخل معاملة لإظهار الخصم، أو الدخول الإيجابي، إلى عمود "المعدات"، وإيداع، أو إدخال سلبي، إلى عمود "النقدية".إذا كانت تبيع خدمات التصنيع للعميل، فستقوم بتسجيل رصيد لحساب "الإيرادات"، وخصم من حساب حقوق الملكية.

يجب تلخيص المجموع لكل عمود حساب في أسفل جدول البيانات. ويمكن إضافة مجموع كل حسابات الدخل معا لحساب صافي الدخل الحالي. ويمكن تلخيص أعمدة أخرى حسب الحاجة لحساب إجمالي الأصول وإجمالي الخصوم وإجمالي حقوق الملكية، على سبيل المثال.