نظام المعلومات المحاسبية (إيس) هو هيكل يستخدمه النشاط التجاري لجمع البيانات وتخزينها وإدارتها ومعالجتها واستردادها والإبلاغ عنها بحيث يمكن استخدامها من قبل المحاسبين والاستشاريين والأعمال التجارية والمحللين، والمديرين، وكبار المسؤولين الماليين (كفو)، والمدققين والوكالات التنظيمية والضريبية. على وجه الخصوص، يعمل المحاسبون المدربون تدريبا خاصا مع إيس لضمان أعلى مستوى من الدقة في المعاملات المالية للشركة وحفظ السجلات وجعل البيانات المالية متاحة بسهولة لأولئك الذين يحتاجون بشكل مشروع الوصول إليها، مع الحفاظ على جميع البيانات سليمة وآمنة. ستصف هذه المقالة المكونات الأساسية لنظام إيس وبعض تطبيقاته الواقعية.

الدكتوراه البيانات المالية

مكونات نظام المعلومات المحاسبية
تتألف نظم المعلومات المحاسبية عموما من ستة أجزاء رئيسية هي: الأشخاص والإجراءات والتعليمات والبيانات والبرمجيات وتكنولوجيا المعلومات البنية التحتية والضوابط الداخلية. دعونا ننظر في كل مكون بالتفصيل.

الناس
الشعب في نظام إيس هو ببساطة نظام المستخدمين. المهنيين الذين قد يحتاجون إلى استخدام إيس للمنظمة وتشمل المحاسبين والاستشاريين ومحللين الأعمال والمديرين وكبار الموظفين الماليين ومدققي الحسابات. (تعرف على المزيد في ماذا يفعل المدير المالي؟ )

يساعد نظام إيس مختلف الإدارات داخل الشركة على العمل معا. على سبيل المثال، يمكن للإدارة تحديد أهداف المبيعات التي يمكن للموظفين بعدها طلب المبلغ المناسب من المخزون. يقوم أمر الحصر بإخطار قسم المحاسبة بدفع جديد. عندما يتم إجراء المبيعات، يمكن للناس المبيعات إدخال أوامر العملاء، والمحاسبة يمكن للعملاء الفاتورة، يمكن للمستودع تجميع النظام، يمكن أن قسم الشحن إرساله، ويتم إخطار قسم المحاسبة من مستحق جديد. يمكن قسم خدمة العملاء ثم تتبع شحنات العملاء والنظام يمكن إنشاء تقارير المبيعات للإدارة. يمكن للمديرين أيضا رؤية تكاليف المخزون، وتكاليف الشحن، وتكاليف التصنيع وهلم جرا.

مع إيس مصممة تصميما جيدا، يمكن لكل شخص داخل منظمة مخول للقيام بذلك الوصول إلى نفس النظام والحصول على نفس المعلومات. کما یسھل إيس الحصول علی المعلومات للأشخاص خارج المنظمة عند الضرورة. على سبيل المثال، قد يستخدم الخبراء الاستشاريون المعلومات في نظام معلومات الطيران (إيس) لتحليل فعالية هيكل تسعير الشركة من خلال النظر في بيانات التكلفة وبيانات المبيعات والإيرادات. أيضا، يمكن للمدققين استخدام البيانات لتقييم الضوابط الداخلية للشركة، والوضع المالي والامتثال لقانون ساربانيس أوكسلي (سوكس). (معرفة المزيد عن اللوائح المحاسبية؛ تحقق من التاريخ المالي: صعود المحاسبة الحديثة .)

يجب أن يكون تصميم إيس لتلبية احتياجات الناس الذين سيتم استخدامه.وينبغي أن يكون النظام أيضا سهل الاستخدام وأن يحسن الكفاءة ولا يعوقها.

الإجراء والتعليمات
إن إجراءات وتعليمات إيس هي الطرق التي تستخدمها لجمع البيانات وتخزينها واسترجاعها ومعالجتها. وستكون هذه الطرق يدوية وأوتوماتيكية على حد سواء، ويمكن أن تأتي البيانات من المصادر الداخلية (مثل الموظفين والموظفين) والمصادر الخارجية (مثل طلبات العملاء عبر الإنترنت). وسيتم تشفير الإجراءات والتعليمات في برمجيات نظام معلومات الطيران. بل ينبغي أيضا ترميزها في الموظفين من خلال التوثيق والتدريب. يجب اتباع الإجراءات والتعليمات باستمرار لتكون فعالة.

لتخزين المعلومات، يجب أن يكون ل إيس بنية قاعدة بيانات مثل لغة الاستعلام المنظمة (سكل)، وهي لغة كمبيوتر تستخدم عادة لقواعد البيانات. وسيحتاج نظام إيس أيضا إلى شاشات مدخلات مختلفة لأنواع مختلفة من مستخدمي النظام وأنواع مختلفة من إدخال البيانات، فضلا عن أشكال مختلفة من الإنتاج لتلبية احتياجات مختلف المستعملين وأنواع مختلفة من المعلومات. (999). البيانات البيانات الواردة في إيس هي جميع المعلومات المالية المتعلقة ب الممارسات التجارية للمنظمة. أي بيانات الأعمال التي تؤثر على المالية للشركة يجب أن تذهب إلى إيس. تعتمد البيانات المدرجة في نظام إيس على طبيعة النشاط التجاري، ولكنها قد تتكون مما يلي:

أوامر البيع
بيانات فواتير العملاء

• تقارير تحليل المبيعات
• طلبات الشراء
• فواتير البائع
• تحقق من السجلات
• دفتر الأستاذ العام
• بيانات المخزون
• معلومات الرواتب
• ضبط الوقت
• المعلومات الضريبية
• يمكن استخدام هذه البيانات لإعداد البيانات المحاسبية والتقارير مثل الحسابات المستحقة القبض، جداول الاستهلاك / الإطفاء، والتوازن المحاكمة، والأرباح والخسائر، وهلم جرا. وجود كل هذه البيانات في مكان واحد - في إيس - يسهل أعمال حفظ السجلات والإبلاغ والتحليل والتدقيق واتخاذ القرارات. ولكي تكون البيانات مفيدة، يجب أن تكون كاملة وصحيحة وذات صلة.
• ومن ناحية أخرى، تتضمن الأمثلة على البيانات التي لا تدخل في نظام إيس المذكرات والمراسلات والعروض والأدلة. هذه الوثائق قد يكون لها علاقة عرضية مع المالية للشركة، ولكن باستثناء الحواشي القياسية، فهي ليست حقا جزءا من السجلات المالية للشركة.

البرمجيات

المكون البرمجي ل إيس هو برامج الكمبيوتر المستخدمة لتخزين واسترداد ومعالجة وتحليل البيانات المالية للشركة. قبل أن كانت هناك أجهزة الكمبيوتر، كان إيس اليدوي، والنظم الورقية، ولكن اليوم، فإن معظم الشركات تستخدم برامج الكمبيوتر كأساس لل إيس. الشركات الصغيرة قد تستخدم إنتوت في كويكبوكس، ساجا بيكتري المحاسبة، أو مايكروسوفت الأعمال الصغيرة المحاسبة ولكن هناك العديد من الآخرين. الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم قد تستخدم ساب الأعمال واحد. الشركات المتوسطة الحجم والكبيرة قد تستخدم ميكروسوفت ديناميكش غب، ماس 90 غروب ماس أو ماس 200، أوراكل بوبلسوفت أو إبيكور فينانسيال ماناجيمنت.

الجودة والموثوقية والأمن هي المكونات الرئيسية لبرامج إيس فعالة. ويعتمد المديرون على المعلومات التي ينتجها لاتخاذ قرارات للشركة، ويحتاجون إلى معلومات عالية الجودة لاتخاذ قرارات سليمة.
برامج إيس يمكن تخصيصها لتلبية الاحتياجات الفريدة لأنواع مختلفة من الشركات. إذا كان البرنامج الحالي لا يلبي احتياجات الشركة، يمكن أيضا تطوير البرمجيات داخليا مع مدخلات كبيرة من المستخدمين النهائيين أو يمكن تطويرها من قبل شركة طرف ثالث خصيصا للمنظمة. ويمكن حتى أن يكون النظام الاستعانة بمصادر خارجية لشركة متخصصة.

بالنسبة للشركات التي يتم تداولها بشكل عام، بغض النظر عن برنامج البرمجيات وخيارات التخصيص التي يختارها العمل، فإن لوائح ساربينز-أوكسلي سوف تملي هيكل إيس إلى حد ما. وذلك لأن لوائح سوكس تضع ضوابط داخلية وإجراءات تدقيق يجب على الشركات العامة الامتثال لها.

البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات

البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات هي مجرد اسم يتوهم للأجهزة المستخدمة لتشغيل نظام المعلومات المحاسبية. معظم هذه الأجهزة هي الأشياء التي تحتاج الأعمال التجارية على أي حال - أنها تشمل أجهزة الكمبيوتر الشخصية والخوادم والطابعات، حماة زيادة، الموجهات، وسائط التخزين، وربما إمدادات الطاقة الاحتياطية. بالإضافة إلى التكلفة، والعوامل التي يجب مراعاتها في اختيار الأجهزة تشمل السرعة، والقدرة على التخزين وما إذا كان يمكن توسيعها ورفع مستواها.

التسوق للحصول على شهادة المحاسبة
. ولعل الأهم من ذلك، يجب أن تكون الأجهزة المختارة لنظام إيس متوافقة مع البرنامج المقصود. من الناحية المثالية، فإنه لن يكون مجرد متوافق، ولكن الأمثل، ونظام الكعبان سيكون أقل فائدة بكثير من واحد سريع. يمكن للشركات بسهولة أن تلبي متطلبات الأجهزة والبرامج التوافقية من خلال شراء نظام تسليم المفتاح الذي يتضمن كل من الأجهزة والبرمجيات التي يحتاجها العمل. شراء نظام تسليم المفتاح يعني، من الناحية النظرية، أن الأعمال سوف تحصل على مزيج مثالي من الأجهزة والبرمجيات ل إيس لها. يجب أن يتضمن نظام إيس الجيد أيضا خطة للحفاظ على مكونات نظام الأجهزة وتقديم الخدمة والاستبدال والارتقاء بها، فضلا عن خطة للتخلص من الأجهزة المكسورة والتي عفا عليها الزمن بحيث يتم تدمير البيانات الحساسة تماما.

الضوابط الداخلية

الضوابط الداخلية لنظام إيس هي التدابير الأمنية التي يحتوي عليها لحماية البيانات الحساسة. هذه يمكن أن تكون بسيطة مثل كلمات السر أو معقدة مثل تحديد الهوية الحيوية. يجب أن يكون لنظام إيس ضوابط داخلية للحماية من الوصول غير المصرح به إلى جهاز الكمبيوتر والحد من الوصول إلى المستخدمين المصرح لهم والذي يتضمن بعض المستخدمين داخل الشركة. ويجب أيضا منع الوصول غير المصرح به للملفات من قبل الأفراد الذين يسمح لهم بالوصول إلى أجزاء مختارة فقط من النظام.

حماية المستندات المالية من الكارثة
. يحتوي النظام على معلومات سرية لا تخص الشركة فحسب، بل أيضا لموظفيها وعملائها.قد تتضمن هذه البيانات أرقام الضمان الاجتماعي، ومعلومات الراتب، وأرقام بطاقات الائتمان، وما إلى ذلك. وينبغي تشفير جميع البيانات في النظام إيس، وينبغي تسجيل الدخول إلى النظام ومراقبته. وينبغي أيضا تتبع نشاط النظام. يحتاج نظام إيس أيضا إلى ضوابط داخلية تحميه من فيروسات الكمبيوتر والقراصنة وغير ذلك من التهديدات الداخلية والخارجية لأمن الشبكات. وعلاوة على ذلك، يجب حمايتها من الكوارث الطبيعية والعواصف الحادة التي يمكن أن تسبب فقدان البيانات. اقرأ المزيد

دليل للوظائف في نظم المعلومات المحاسبية

. إيسس في الحياة لقد رأينا كيف إيس مصممة تصميما جيدا يسمح والأعمال التجارية بسلاسة على أساس يومي أو يعوق عملها إذا كان النظام سيئة التصميم. الاستخدام الثالث ل إيس هو أنه عندما يكون العمل في ورطة، والبيانات في إيس يمكن استخدامها لكشف قصة ما حدث خطأ. وتقدم قضيتا "وورلدكوم" و "ليمان براذرز" مثالين.

في عام 2002، استخدم المدققون الداخليون لشركة وورلدكوم يوجين مورس وسينثيا كوبر الشركة إيس للكشف عن 4 مليارات دولار في مخصصات احتيالية للمصروفات وغيرها من القيود المحاسبية. أدت التحقيقات إلى إنهاء المدير المالي سكوت سوليفان وكذلك التشريعات الجديدة. (القسم 404 من قانون ساربينز أوكسلي، الذي ينظم الضوابط والإجراءات المالية الداخلية للشركات) (هل وظيفة كصوت مالي حقيقي مثيرا للاهتمام؟ معرفة المزيد في
كشف مهنة في المحاسبة الطب الشرعي

.) عند التحقيق في أسباب انهيار ليمان، كان استعراض نظام معلومات الطيران ونظام البيانات الأخرى عنصرا رئيسيا، جنبا إلى جنب مع جمع الوثائق والاستعراض ومقابلات الشهود، والبحث عن أسباب فشل الشركة "يتطلب تحقيقا شاملا و استعراض أنظمة التشغيل والتداول والتقييم والمالية والمحاسبة وغيرها من أنظمة ليمان "، وفقا لتقرير الفاحصين المكون من تسعة صفحات، المكون من 200 صفحة. توفر أنظمة ليمان مثالا على الكيفية التي يجب أن يكون بها نظام إيس

في إطار تقرير إفلاسها، حافظت ليمان على خليط من أكثر من 600 2 نظام وبرمجية وتطبيقات … العديد من أنظمة ليمان كانت عابرة أو عفا عليها الزمن أو غير قياسية. " ث قرر الفاحص الإلكتروني تركيز جهوده على النظم ال 96 التي ظهرت أكثر ملاءمة، والفحص يتطلب التدريب والدراسة والمحاكمة والخطأ فقط لمعرفة كيفية استخدام الأنظمة. (> دراسة حالة: انهيار ليمان براذرز و

نظرة داخلية على المدققين الداخليين . كما أشار تقرير فالوكاس إلى أن "أنظمة ليمان كانت مترابطة للغاية، ولكن كان من الصعب فك علاقاتها وعدم توثيقها بشكل جيد، وقد بذلت جهودا غير عادية لفك هذه الأنظمة للحصول على المعلومات اللازمة. " - 1>> الاستنتاج

تعمل المكونات الستة لنظام إيس معا لمساعدة الموظفين الرئيسيين على جمع بياناتهم المالية وتخزينها وإدارتها ومعالجتها واستردادها والإبلاغ عنها. إن وجود نظام معلومات محاسبية متطور ومتطور يتسم بالكفاءة والدقة هو عنصر لا غنى عنه لنجاح الأعمال التجارية.