مما لا شك فيه أنك سمعت العبارة الشائعة، "إن الاجتماع هو المكان الذي يتم فيه أخذ الدقائق وتضييع الساعات. "الكثير، ساعات عديدة تهدر من قبل الاجتماعات. في الواقع، عندما طلب منه تسمية أكبر وقت زحل في العمل، 24٪ من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع في الراتب. كوم تقرير الاجتماعات المدرجة والمكالمات الجماعية.

العمال لا يعتقدون أن الاجتماعات هي مضيعة للوقت. على ما يبدو، كما يعتقدون الاجتماعات تمتص الحياة من لهم. قد يبدو ذلك أكثر دراماتيكية حتى تنظر في نتائج استطلاع كلاريزن / هاريس. عندما سئلوا عما يفضلون القيام به من الجلوس في اجتماع الحالة، أجاب نصفهم تقريبا (46٪) أنهم يفضلون القيام بنشاط غير سارة، مثل:

- <>>

• اذهب إلى دمف
• اجلس وشاهد الطلاء الجاف
• اقضي أربع ساعات في العمل
• خضع لقناة جذر
• احصل على قص الشعر في البوري
• باك أوب أند إنتقال إلى القارة القطبية الجنوبية

وعلاوة على ذلك، قال 60٪ من المشاركين أيضا إنهم يقضون المزيد من الوقت في التحضير للاجتماع أكثر مما يقضونه في الاجتماع الفعلي: وهم يقضون ما متوسطه 4 ساعات كل أسبوع من الاجتماعات التحضيرية، ينفقون 4. 5 ساعات في الأسبوع في اجتماعات الحالة.

وبالإضافة إلى ذلك، يرى 35٪ من المشاركين أن اجتماعات الحالة مضيعة للوقت، و 60٪ من المهام المتعددة خلال الاجتماعات.

كثير من الموظفين يشعرون بالفعل أنهم أصبحوا عاملين على مدار 24 ساعة، ولا يحبون فكرة إضاعة الوقت في الاجتماعات التي لا معنى لها. ومع ذلك، في بعض الأحيان تكون الاجتماعات ضرورية، وعندما تتم بشكل صحيح، فإنها يمكن أن تكون منتجة وقابلة للتحمل، إن لم تكن ممتعة. في ما يلي عشر طرق يمكنك عقد اجتماعات أكثر إنتاجية.

1. كسر العادة

فقط لأنك التقيت دائما كل ظهر يوم الخميس، لا يعني أنك بحاجة إلى الاستمرار على طول هذا الطريق. بعض العادات تحتاج إلى كسر، وبعض سياسات الشركة تحتاج إلى إعادة كتابة. يجب أن تجتمع لسبب معين، وليس فقط لأنك اعتادت على القيام بذلك.

2. ثقل خياراتك

فكر في خياراتك الأخرى قبل جدولة اجتماع. بدلا من اجتماعات الحالة الأسبوعية، ربما يمكن أن يجتمع كل أسبوع آخر. يجب أن توفر لك تقارير الحالة المفصلة معلومات كافية لمعرفة ما يجري بين الاجتماعات ويمكنك دائما التقاط الهاتف للاتصال بشخص ما إذا كان لديك سؤال. أيضا، إذا كنت تجتمع لمشاركة المعلومات، فكر في إرسال تلك المعلومات عبر البريد الإلكتروني.

3. كن انتقائيا

لا تدع حضور الحضور "في حالة. "إذا لم يكن هناك سبب واضح لحضور بعض الأشخاص اجتماعك، فلا تدعوهم أو يطلبون حضورهم. على سبيل المثال، لا تجبر الناس التكنولوجيا لحضور اجتماع المبيعات الخاص بك فقط في حال واجهتك مشكلة مع تشغيل مؤشر الليزر.

4. إعداد مقدما

إنشاء جدول أعمال الاجتماع سوف يجبرك على التفكير من خلال الغرض من الاجتماع وخلق مخطط تسلسلي.أيضا، تأكد من جمع كل المعلومات الخاصة بك مقدما. يجب عليك أبدا أن تترك الاجتماع لاسترداد البند المنسية، وما إلى ذلك بالإضافة إلى ذلك، حجز الغرفة مقدما، تأكيد الحجز، والتحقق من الغرفة للتأكد من أن كل من الدعائم الخاصة بك (السبورة، الطباشير للسبورة، الخ .) في المكان المحدد.

5. نشر المعلومات

إذا كان الاجتماع يتضمن مناقشة مواد محددة، قم بإرسال هذه الوثائق مقدما حتى يكون لدى المشاركين وقت كاف قبل الاجتماع لمراجعة المواد وصياغة الأفكار. إن مطالبة الناس بإحضار سؤالين أو ثلاثة أسئلة أو تعليقات أو مخاوف إلى الاجتماع هي واحدة من أفضل الطرق لضمان أن المشاركين في الاجتماع قد استغرقوا وقتا لاستعراض الموضوع الذي تمت مناقشته.

6. البدء والانتهاء في الوقت

توقف جميع الحضور أيام العمل المزدحمة لحضور اجتماعكم. احترم وقتهم بما فيه الكفاية لبدء الاجتماع في الوقت المحدد. ويمكن إطلاع المشاركين المتأخرين في وقت متأخر من الاجتماع. أيضا، إبقاء العين على مدار الساعة حتى تتمكن من إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد. أيضا، لا تشعر أن لديك لملء فتحة الوقت بأكمله. إذا انتهيت من بنود جدول الأعمال في وقت مبكر، مكافأة الحاضرين عن طريق السماح لهم بالعودة إلى العمل.

7. البقاء في الدورة

اتبع جدول الأعمال للحفاظ على الاجتماع على المسار الصحيح لأن هذا هو المفتاح لإنهاء في الوقت المحدد. لا تسمح للحاضرين بإدخال مواضيع غير ذات صلة يمكن أن تؤدي إلى تعطيل الاجتماع. أيضا، تأكد من أن الحضور لا تزال تركز أيضا. طلب الامتناع عن استخدام هواتفهم وأقراصهم وأقراصهم المحمولة خلال الاجتماع (يعرف الاجتماع الخالي من الأجهزة باجتماع عاريات).

8. تعليقات الرقابة

إذا كان الغرض من الاجتماع هو حل المشاكل أو طرح أفكار جديدة، فسيلزمك طلب آراء من المجموعة. ومع ذلك، لا تدع هؤلاء الحضور مع شخصيات قوية تهيمن على المناقشة. تأكد من أن الجميع لديهم فرصة متساوية للتعبير عن رأيهم. أيضا، تجنب تكرار بعض النقاط مرارا وتكرارا. يمكن أن تتسبب مشكلات الكتابة أو القرارات على لوح الكتابة أو اللوحة الورقية في تجنب استجابات متكررة تستغرق وقتا طويلا.

9. تحديد بويربوانت

يمكنك استخدام بويربوانت لتقديم بعض الرسوم البيانية أو المخططات أو النقاط، ولكن ليس لديك اجتماع يحركه بويربوانت. وبعبارة أخرى، لا تفريغ جميع المعلومات الخاصة بك إلى بويربوانت ثم قضاء الاجتماع بأكمله قراءة كل شريحة.

10. كن صادقا

إذا تم اتخاذ قرار معين، لا تدعي أن الحضور قد تم استدعاؤهم معا لتقديم آرائهم أو اتخاذ قرار بشأن مسار العمل. لا شيء يجعل الموظفين يشعرون أكثر غير منتجة من بذل الوقت والجهد عندما لا يهم مدخلاتها.

الخلاصة

في بعض الأحيان، تعتبر الاجتماعات ضرورية، ولكن العديد من الموظفين يرتبونهم ضمن أسوأ الواجبات المتعلقة بالوظيفة. ومن المفيد بذل الجهود لجعل اجتماعاتك أكثر تركيزا وملاءمة وفعالية.