هناك العديد من الأسباب الجيدة لإنشاء كتيب شامل للموظفين. أولا، هناك الجانب القانوني، حيث يوفر حماية معينة في حالة حدوث خطأ. ثانيا، انها طريقة سهلة للتأكد من الامتثال لبعض قوانين العمل واللوائح. وأخيرا، فإنه يساعد على توجيه الموظفين نحو السلوك السليم ويعطيهم إطار مرجعي عندما كنت غير موجود.

1. الحماية القانونية

ربما يكون الأكثر وضوحا هو الجانب القانوني، حيث يمكن أن تساعد المبادئ التوجيهية الواضحة في حماية شركتك من التقاضي إذا كان الموظف يتعارض مع التعليمات. من خلال تقديم قائمة مفصلة بالأشياء التي يجب على الموظفين عدم القيام بها، يصبح من الواضح للمحكمة أن الموظف لم يتصرف نيابة عن شركتك عندما كسر صراحة القواعد وتسبب في أضرار للعميل. وعلى النقيض من ذلك، إذا كانت المبادئ التوجيهية غامضة - أو أسوأ من ذلك، لفظية فقط - يصبح أصعب بكثير لشركتك لإثبات براءته.

إذا كان الموظف يسبب ضررا لنفسه في العمل، فمن المهم بنفس القدر أن يكون قادرا على إثبات أن هناك إجراءات موثقة وآمنة اختار الموظف تجاهلها.

ومن المهم أيضا توضيح السلوك السليم بين الموظفين بشكل غير مؤكد، مما يجعل من الواضح أن الشركة لا تتسامح مطلقا مع السلوك غير اللائق. ويمكن أن يكون لهذا الأمر أهمية خاصة في حالة الدعاوى المتعلقة بالمضايقات، عندما يستطيع المدعي سحب شركتك إلى الفوضى بحجة أنك لم تفعل ما يكفي لتثبيطها.

2. الامتثال لقوانين العمل

هناك قوانين عمل اتحادية وقوانين حكومية تتطلب تقديم معلومات معينة إلى موظفيك. وقد يؤدي عدم الامتثال إلى الغرامات والعقوبات والدعاوى القضائية من قبل الموظفين الذين يعتبرون أنفسهم مخطئين.

يجب أن يتضمن دليل الموظف دائما سياسات إجازات الشركة، مثل الإجازة الطبية العائلية. اعتمادا على حجم شركتك، قد تكون هناك قوانين اتحادية وقوانين الولاية تمنح مبلغا معينا من أيام الإجازة غير المدفوعة للمرض الشديد، ورعاية أحد أفراد الأسرة المرضى أو ولادة طفل. القانون الفيدرالي يصل إلى 12 أسبوعا في أي فترة 12 شهرا، ولكن قوانين الدولة تختلف.

تعويض العمال هو إدراج إلزامي آخر في الكتيب. وفي حين أنه لا يوجد أي شرط اتحادي لإدراج المعلومات المتعلقة بالعمالة في كتيب، تطلب العديد من الدول تزويد العمال بهذه المعلومات كتابة. وبالمثل، فإن تزويد موظفيك بمعلومات مكتوبة عن سياسة الشركة لمكافحة التمييز غالبا ما يكون إلزاميا.

ومن الحكمة أيضا التحقق من القوانين المحلية والولائية ما هي المعلومات التي تحتاج إلى تقديمها خطيا لموظفيك بشأن الاستحقاقات والإجازات العسكرية وحقوق العمال ذوي الإعاقة وسياسات الرضاعة الطبيعية وسياسة إجازة ضحايا الجريمة وقضايا المحاكم، لجنة التحكيم واجب ترك السياسات.

3. سلوك الموظف

يمكن أن يعمل الكتيب كوسيلة إيجابية لتوجيه موظفيك نحو السلوك المطلوب. من خلال شرح القيم الأساسية للشركة والأولويات، وموظفيك لديها إطار للتعامل مع حالات غير متوقعة والعملاء. حتى في شركة صغيرة، وهناك أوقات عندما كنت غير متوفر لاتخاذ القرارات على الفور.

يجب أن يساعد كتيب الموظف أيضا موظفيك على فهم هيكل الشركة، مثل كيفية احتساب أجر العمل الإضافي، والضرائب التي تم حجبها، وجداول العمل، وعملية مراجعة الأداء، ونظم المكافآت أو تقاسم الأرباح.

في عالم اليوم بشكل متزايد السلكية، فمن الحكمة أيضا لتشمل قسم حول السلوك الرقمي. وقد يتضمن ذلك كل شيء بدءا من آتيكيت البريد الإلكتروني والتوقيعات الموحدة إلى أمان كلمة المرور وسياسة استخدام الوسائط الخارجية مثل عصي الذاكرة مع معدات الشركة. كن حذرا بشكل خاص إذا كان الموظفون لديك الوصول إلى أي نوع من بيانات العملاء من أجل منع التعامل غير السليم مع المعلومات الشخصية.

تضمين القضايا المتعلقة بالعلاقات الإعلامية. ويعتبر الموظف الذي يتم نقله في الأخبار عموما أنه يتحدث عن الشركة، وهذا هو السبب في أن دليل الموظف يجب أن توفر توجيهات واضحة في حالة استفسارات وسائل الإعلام.