جزء من إدارة الأعمال الصغيرة الناجحة هو الاستخدام الفعال لأغلى السلع: الوقت. قبل اتخاذ قرار لتشغيل شركة، يجب أن تكون مجهزة تجهيزا جيدا مع مهارات إدارة الوقت جيدة لتعزيز نجاح وصحة مشروع جديد. هناك طرق متعددة للتعامل مع مأزق إدارة الوقت.

تحليل باريتو

يشير تحليل باريتو إلى ما يسمى عادة بقاعدة 80/20. والفكرة الكامنة وراء تحليل باريتو هي أن 80٪ من النواتج مستمدة من 20٪ من المدخلات. ولمساعدة صانعي القرار الرئيسيين، يحث تحليل باريتو على إعطاء الأولوية للأنشطة الأكثر أهمية التي لها آثار كبيرة على مشروع معين. من حيث الإيرادات، فإن قاعدة 80/20 سوف تظهر أن جزءا كبيرا من صافي أرباح الشركة مدفوعا بقائمة قصيرة من العملاء؛ وبالمثل، قد يتم إنشاء جزء كبير من الإيرادات من قبل عدد قليل فقط من المنتجات المتاحة للشركة.

إنها رؤية قيمة لتكون قادرة على تحديد العمليات الداخلية للشركة هي الأكثر كفاءة أو إنتاج القيمة. تحليل باريتو يشجعك على أن تكون على بينة من تلك العمليات القيمة وقضاء وقت أقل على الممارسات أقل جوهرية.

تحليل باريتو يذكرك بالتركيز على معظم الجوانب المنتجة للإيرادات للشركة. وتتعلق القاعدة بتحسين الكفاءة في الجهد؛ من حيث كفاءة الوقت، وتعلم كيفية التفريق بين المهام المدرة للدخل من المهام غير المدرة للدخل. عند الاختيار بين الأنشطة المتعددة التي يمكن أن تحقق إيرادات، اختر تلك المهام التي ستنتج أكبر قدر من الأرباح لفترة معينة من الوقت. تحليل باريتو يجعل المعنى الحرفي للخروج من عبارة "الوقت هو المال".

طريقة أبك

تضع طريقة أبك الأنشطة في ثلاث فئات بسيطة من الأهمية. الأنشطة A هي العمليات الأكثر أهمية ذات الصلة للأعمال التجارية. وتصنف الأنشطة باء على أنها ذات أهمية متوسطة، وأنشطة C هي الأقل أهمية للحفاظ على الأعمال التجارية. يمكنك استخدام طريقة أبك بالتزامن مع تحليل باريتو للتأكيد على أهمية إعطاء المزيد من الوقت للجوانب الأكثر كفاءة أو المدرة للدخل للشركة.

تستخدم طريقة أبك عادة كوسيلة لتتبع المخزون، مع العناصر التي تحمل التسمية A يجري حسابها أكثر من العناصر الموجودة في الفئة B و C. ويؤدي فقدان الأصناف في الفئة "ألف" إلى إلحاق ضرر أكبر بالأعمال التجارية من فقدان الأصناف في الفئتين باء وجيم؛ إذا البنود لديها عدد المخزون منخفضة، ثم تحتاج إلى وضع المزيد من الأهمية على إعادة تخزين هذه العناصر الرئيسية.

استخدم تحليل أبك مع الأنشطة التي تحتاج إلى إكمال دوري للحفاظ على الأعمال التجارية، مثل تحليل بيانات الإيرادات، وتقييم الموظفين الحاليين أو الذهاب إلى مؤتمرات الشبكات.أنت تعرف أنه يجب عليك إكمال أنشطة معينة أكثر من غيرها.

طريقة ايزنهاور

يتم تسمية طريقة ايزنهاور بعد الرئيس المنتج دوايت ايزنهاور. وهو يصنف الأنشطة إلى أربع مجموعات. عليك أن تنظر في سؤالين عند اختيار مسار العمل التالي: "هل هو عاجل؟" و "هل من المهم؟" مقدار الوقت الذي تقضيه في القيام بكل من هذه الأنشطة يأتي من الأقل إلى الأكثر: ليس عاجلا وغير مهم، عاجل وغير مهم، عاجل وهام، وليس عاجلا وهاما.

هذا الأسلوب هو أداة مفيدة لأنه يجبرك على النظر في ما إذا كان نشاط معين، مثل الاستماع باهتمام إلى عرض المبيعات، أمر عاجل أو مهم، ويشجع على الانخراط في المهام التي ليست مهمة ولا ملحة. طريقة إيزنهاور يسمح لك الابتعاد عن التفكير في وظائف الأعمال الرئيسية من حيث الإيرادات. في حين أن معظم الوقت سوف تنفق على المهام التي هي مهمة ولكن ليست عاجلة، وسوف تفعل المهام التي هي عاجلة وهامة أولا.

أصحاب الأعمال لديهم أفكار مختلفة حول ما هو عاجل وما هو غير ملحة. بالنسبة للبعض، سوف تهدئة العميل الساخط يكون أولوية قصوى للآخرين، والتعلم عن طريقة جديدة للتسويق أن المنافسين لم يحاكم بعد ستكون مهمة عاجلة. إن إعادة تقييم الأولويات وما يعتبر عاجلا وهاما هو جزء ضروري من إدارة الوقت الناجح.

طريقة بوسيك

"بوسيك" هو اختصار ل "تحديد الأولويات، تنظيم، تبسيط، إكونوميز، المساهمة". النظام يشجعك على الذهاب من خلال الاقتراحات من كل من الأفعال من أجل جعل لإدارة الوقت أفضل.

يشير مصطلح "بريوريتيز" إلى أنشطة الطلب بما يتماشى مع أهداف الشركة. "تنظيم" يشير إلى مزامنة تلك الأنشطة من حيث صلتها ببعضها البعض. يشير "تبسيط" إلى إنشاء أنظمة تسمح لك بإكمال المهام في وقت أطول، "الاقتصاد" يشير إلى تنفيذ خطط تنظيمية بطريقة أكثر فعالية من حيث التكلفة "تشير المساهمة" إلى التركيز على الفوائد المحتملة الطويلة الأجل المستقاة من تنفيذ إجراءات معينة.

نظرية جرة المخلل

جرة هو وقتك. إذا تم تعبئة الجرة أولا مع المهم، مهمة كبيرة تستغرق وقتا طويلا، فإنه يمكن في وقت لاحق أن تكون مليئة الحصى أصغر، ومن ثم الرمال لملء تماما كل من الشقوق. إذا تم ملء الجرة أولا بالرمال - تلك المرة يهدر التي لها أهمية تذكر على الشركة في خط النهاية أو لبيع المنتجات والخدمات - لن يكون هناك وقت متبقي إما الحصى أو الصخور الهامة.

تشير نظرية جرة المخلل إلى أن المهمة أسهل القيام بها - أو على سبيل المثال، تصب في جرة المخلل - التأثير الأقل إيجابية الذي قد يكون له على تطوير الشركة ومستقبلها. وبالمثل، فإن المهام غير المهمة، أو حبيبات الرمل، يسهل وضعها في الجرة، كما أن لها أقل تأثير شامل على خط الشركة.

قد يكون من المفيد جدا أن نأخذ المهام الأصعب والأهم أولا؛ هذه هي الأحداث الكبرى، والانتصارات.وإلا، إذا كان كل الوقت المتاح يضيع على وضع حبيبات الرمال في الجرة، لن يكون هناك المزيد من الوقت المتبقي، أو لا مساحة أكبر في الجرة. المهام الصغيرة جذابة. فهي سهلة، وعندما تكدس في قائمة، فإنها قد تبدو كبيرة. كومة من الرمال بالمقارنة مع حصاة أو صخرة، ومع ذلك، له أهمية تذكر. كن فخورا بالانتصارات الصغيرة والمتوسطة الحجم، ولكن نسعى جاهدين نحو استكمال أهدافك الرئيسية.