أنظمة الجرد الدورية والدائمة هي طريقتان متناقضتان للمحاسبة تستخدمهما الشركات لتتبع كمية المنتجات المتوفرة لديها.

ما هو الجرد الدوري؟

يستخدم النظام الدوري العد المادي في بعض الأحيان لقياس مستوى المخزون وتكلفة السلع المباعة (كوغس). يتم تسجيل مشتريات البضائع في حساب المشتريات. يتم تحديث حساب المخزون وتكلفة البضاعة المباعة حساب في نهاية فترة محددة - وهذا يمكن أن يكون مرة واحدة في الشهر، مرة واحدة في الربع، أو مرة واحدة في السنة. تكلفة السلع المباعة هو مقياس المحاسبة الهامة، والتي عندما طرح من الإيرادات، ويظهر هامش الربح الإجمالي للشركة.

<1>>

يتم حساب تكلفة السلع المباعة في إطار نظام الجرد الدوري على النحو التالي:

رصيد بداية المخزون + تكلفة شراء المخزون - تكلفة بيع المخزون = تكلفة السلع المباعة

وغالبا ما تحمل المنتجات في الآلاف، وأداء العد البدني يمكن أن يكون صعبا وتستغرق وقتا طويلا. تخيل امتلاك مخزن إمدادات مكتب ومحاولة لحساب وتسجيل كل قلم الكرة نقطة في الأوراق المالية. الآن تضاعف ذلك لسلسلة التوريد المكتبية. لهذه الأسباب، العديد من الشركات تؤدي العد البدني مرة واحدة فقط ربع أو حتى مرة واحدة في السنة. وبالنسبة للشركات الخاضعة لنظام دوري، فإن ذلك يعني أن حساب المخزون وتكلفة السلع المباعة ليست بالضرورة جديدة جدا أو دقيقة.

ما هو المخزون الدائم؟

وعلى النقيض من ذلك، يقوم النظام الدائم بتتبع أرصدة المخزون باستمرار، مع إجراء التحديثات تلقائيا كلما تم استلام المنتج أو بيعه. وتسجل المشتريات والعوائد فورا في حساب الجرد. وطالما لم يكن هناك سرقة أو ضرر، يجب أن يكون رصيد حساب المخزون دقيقا. كما يتم تحديث تكلفة البضائع المباعة حساب باستمرار كما يتم إجراء كل بيع. وتستخدم نظم المخزون الدائمة التكنولوجيا الرقمية لتتبع المخزون في الوقت الحقيقي باستخدام التحديثات المرسلة إلكترونيا إلى قواعد البيانات المركزية.

على سبيل المثال، في متجر البقالة باستخدام نظام المخزون الدائم، عندما يتم تمرير المنتجات مع الباركود ودفع ثمنها، يقوم النظام تلقائيا بتحديث مستويات المخزون في قاعدة بيانات.

ما هو النظام الأفضل؟

عادة ما تكون نظم محاسبة المخزونات الدورية مناسبة بشكل أفضل للأعمال التجارية الصغيرة بسبب نفقات الحصول على التكنولوجيا والموظفين لدعم نظام دائم. قد تكون الأعمال التجارية مثل بيع السيارات أو معرض فني أكثر ملاءمة للنظام الدوري بسبب انخفاض حجم المبيعات والسهولة النسبية لتتبع المخزون يدويا. ومع ذلك، فإن الافتقار إلى معلومات دقيقة عن تكلفة السلع المباعة أو أرصدة المخزون خلال الفترات التي لا يوجد فيها مؤخرا جرد مادي يمكن أن يعوق قرارات الأعمال.

تحتاج الشركات ذات حجم مبيعات مرتفع ومنافذ البيع بالتجزئة المتعددة (مثل محلات البقالة أو الصيدليات) إلى أنظمة جرد دائمة. إن الجانب التكنولوجي لنظام الجرد الدائم له العديد من المزايا مثل القدرة على تحديد الأخطاء المتعلقة بالمخزون بسهولة أكبر. يمكن للنظام الدائم إظهار جميع المعاملات بشكل شامل على مستوى الوحدة الفردية. وبموجب النظام الدائم، يستطيع المديرون تحديد التوقيت المناسب للمشتريات مع معرفة واضحة بكمية السلع الموجودة في مواقع مختلفة. وجود تتبع أكثر دقة من مستويات المخزون يوفر أيضا وسيلة أفضل لرصد المشاكل مثل السرقة.

الخط السفلي

عموما، نظام الجرد الدائم يوفر العديد من الفوائد على النظام الدوري ويستخدم الآن من قبل جميع تجار التجزئة الكبرى. ومع ذلك، يجب على صاحب الأعمال الصغيرة أن تأخذ في الاعتبار ما إذا كانت فوائد تثبيت نظام المخزون الدائم سوف تفوق النفقات الإضافية.