ربما تمتلك نشاطا تجاريا صغيرا، وتبيع شيئا شخصيا وترغب في توفير شروط شراء رسمية، أو يطلب منك رئيسك إجراء بحث وإنشاء فاتورة مناسبة لشركتك أو مؤسستك.

والخبر السار هو، وهناك الكثير من الطرق لتصميم فاتورة أو تحميل قالب الجاهزة التي تتطلب القليل أو معدوما التعديل.

ما الذي يجب تضمينه؟

غالبا ما تكون الفاتورة أكثر من مجرد طلب دفع يمكن أن يكون في النهاية مدفوع الأجر - إنها وثيقة تحتوي على شروط الدفع والاتفاقات الرسمية الأخرى. يبدو وكأنه عقد؟ هذا هو، وهذا هو السبب لديك لتشمل المعلومات المناسبة.

1. معلومات المشتري. ربما أعطاك شخص ما فاتورة لا تحتوي على أكثر من اسمك في قسم المشتري. للمشتريات الصغيرة، وهذا أمر جيد ولكن بالنسبة المعاملات أكبر، وهذا لا يكفي. كما البائع، وتشمل جميع المعلومات التعريف المناسبة، بما في ذلك اسم المشتري أو العميل والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني والمعرف الضريبي ورقم الحساب وأي معرفات داخلية أخرى اللازمة.

لا يقتصر الأمر على تحديد هذا الشخص بدقة لأغراض قانونية، ولكن إذا كان لدى الشركة عدد كبير من العملاء، فإن ذلك يجعل عملية حفظ الحسابات أسرع وأكثر دقة.

2. وصف المنتج أو الخدمة . كن محددا حسب الحاجة حتى لا يكون هناك أي التباس في وقت لاحق.

3. الكميه. ليس فقط المبلغ الإجمالي المستحق، ولكن قائمة مفصلة من جميع الرسوم، بما في ذلك الكمية وتكلفة الوحدة إذا كنت تبيع أكثر من وحدة واحدة من هذا البند. تخفيضات تخفيضات على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني المتعلقة بالفاتورة.

4. تاريخان: عند إنشاء الفاتورة وتاريخ الاستحقاق. يساعد تاريخ الإنشاء قسم المحاسبة الخاص بك على تعيين المعاملة للشهر المناسب. ويسمح لك تاريخ الاستحقاق بفرض عقوبة دفع متأخرة إذا كان أحدها مكتوبا في العقد.

5. معلومات الدفع. كيف يجب على الشخص دفع لك؟ ما هي الطريقة المفضلة لديك؟ إذا كانوا يدفعون عن طريق بطاقة الائتمان أو طريقة أخرى بالإضافة إلى الاختيار، يمكن أن تذهب إلى موقع الويب الخاص بك؟ إعطاء خيارات المشتري، ولكن جعل عملية الدفع بسيطة وسريعة وخالية من المتاعب.

6. معلومات خاصة بالصناعة. إذا كنت في صناعة الخدمات - مستشار على سبيل المثال - قد تشمل عدد الساعات التي يقضيها المشروع. قم بتضمين أية معلومات قد تتضمنها جهات أخرى في صناعتك.

7. اسم شركتك ومعلومات الاتصال والشعار. فقط لأنه فاتورة لا يعني أنك لا يمكن الإعلان. لا تعرف عدد الأشخاص الذين يعالجون الفاتورة قد يكونون مهتمين بما تفعله. أدرج شعار شركتك فوق معلومات الاتصال الخاصة بك. تتضمن بعض الأنشطة التجارية ملاحظة في أسفل الفاتورة تشير إلى المبيعات أو الأحداث القادمة.

8. رقم الفاتورة. هذا يتيح لك والمشتري تتبع هذه الفاتورة معينة.

تسليط الضوء على النقاط المهمة

المصممين المخضرمين يعرفون كيفية رسم عين القارئ على المعلومات الهامة. في الفاتورة، الأجزاء الثلاثة الأكثر أهمية هي اسم شركتك ومعلومات الاتصال، وتاريخ الاستحقاق والمبلغ. المعلومات الأخرى مهمة، ولكن تبين شخص حسابات القبض، الذي يعالج العديد من الفواتير كل يوم، فإن أهم المعلومات قد تحصل فاتورة تدفع بشكل أسرع. إذا كان لديهم لإرسالها إلى شخص آخر للتوضيح، وأنت تسير إلى الانتظار لفترة أطول للدفع.

العثور على قوالب

سيكشف بحث غوغل السريع عن العديد من الخيارات. تتضمن برامج مثل ميكروسوفت أوفيس نموذجا قابلا للتخصيص مضمنا في برامجها، ويمكنك العثور على مواقع ويب بها نماذج جاهزة للتنزيل وفتحها في أوفيس.

كاشبوارد - يقدم كاشبوارد قالب قابل للتنزيل يمكنك فتحه في ميكروسوفت ورد. القوالب بسيطة ولكنها قابلة للتخصيص.

إنفواسيبيري - قوالب للمكتب، أوبين أوفيس و إكسيل

ميكروسوفت - إذا كنت لا تحب القالب الذي يأتي مع ميكروسوفت أوفيس، انتقل إلى معرض قالب ميكروسوفت لمزيد من الخيارات.

بالإضافة إلى ميكروسوفت أوفيس، يحتوي محرر مستندات غوغل على نماذج للاختيار من بينها في معرض النماذج، كما أن لدى أبل خيارات لتطبيقات الإنتاجية.

بعض المواقع تسمح لك بإنشاء وطباعة وحفظ وإرسال الفواتير مباشرة من موقعهم. لا حاجة إلى أي برنامج آخر غير متصفح الويب.

بيديرت -Paydirt هي منصة الفوترة عبر الإنترنت. على الرغم من أن الخدمة المدفوعة، فإن الشركة تسمح بإنشاء فاتورة بسيطة دون أي تهمة.

فاتورة - فواتير يسمح لك لإنشاء وتخزين الفواتير دون إنشاء حساب. باستخدام ذاكرة التخزين المؤقت المحلية لمتصفح الإنترنت، يمكنك تعديل الفواتير السابقة. (إذا قمت بمسح سجل المتصفح الخاص بك، سيتم فقدان جميع الفواتير. كن حذرا.)

خيارات الفواتير الأخرى

باي بال لديها محرك الفواتير قوية في صلب منصة، والمحاسبة تطبيقات مثل قراء تسمح للفوترة داخل منصة . استخدام برامج المحاسبة يسمح ربط الفاتورة لحساب العميل.

الخلاصة

هل تذكر الأيام التي كانت لدى الشركات فيها كتب استلام؟ لقد مضت تلك الأيام. اليوم، الفواتير أسهل بكثير مع مساعدة من القوالب، وتطبيقات، وبرامج المحاسبة التي ليس فقط الفاتورة ولكن أيضا تنظيم وتوليد التقارير التي تسمح لك لمتابعة الفواتير غير المدفوعة.

قد لا تتضمن بعض قوالب الفاتورة المصممة مسبقا جميع العناصر المذكورة أعلاه؛ تأكد من اختيار واحد لديه ما تحتاجه لعملك أو الخدمة. لمزيد من المعلومات، اقرأ بدء نشاط تجاري صغير: حفظ السجلات .