من الضروري الحصول على معلومات موثوقة ودقيقة عند اتخاذ القرار. ينظر القادة العظيمون إلى موظفيهم للحصول على رؤى في الوقت المناسب. وبالمثل، يتخذ العميل قرارات بناء على المعلومات المقدمة من مدير الاستثمار. وبما أن هذه المعلومات ضرورية لعملية اتخاذ القرار، يحتاج العملاء إلى الحصول على بيانات موثوقة ودقيقة، وهذا هو الوقت المناسب وذات الصلة. إذا كان العميل يتلقى معلومات غير دقيقة أو غير مناسبة، قد تكون استنتاجاته غير صحيحة وغير ملائمة وحتى ضارة. إن الحصول على المعلومات الصحيحة أمر بالغ الأهمية، وبالتالي يجب على المديرين إعطاء أولوية عالية لاتصالات العملاء. (انظر المزيد، هنا: مدير الأصول الأخلاق: العملاء والولاء.)

- 1>>

في الوقت المناسب ودقيقة

ينبغي أن تحدد خطة الاتصالات وتيرة الاتصالات وكذلك الشكل والأطراف المسؤولة عن الخطة. "إن تطوير والحفاظ على ممارسات اتصال واضحة ومتكررة وشاملة أمر بالغ الأهمية لتقديم خدمات مالية عالية الجودة للعملاء"، وتقترح معهد كفا. المسؤولية الرئيسية للمدير هو التصرف نيابة عن العميل. عندما يتلقى العملاء اتصالات واضحة، من خلال خطة مصممة جيدا وتنفيذها، ثم يمكنهم اتخاذ قرارات مستنيرة. يمكن أن تختلف الاتصالات حسب الشركة، ولكن يجب أن تتضمن خطة الاتصال القياسية المكونات التالية:

1. أولا، يحتاج العميل إلى فهم نهج المدير للاستثمار. يجب على المدير إبلاغ عملية الاستثمار - ما يساهم في قرار الاستثمار وما هي المكونات أو المدخلات التي تشكل جزءا لا يتجزأ من التحليل. كما ينبغي للمدير أن يبلغ العميل بقيود التحليل وتثقيفه بشأن مصادر المعلومات التي يستخدمها للوصول إلى استنتاجاته الاستثمارية. والأهم من ذلك، أنها تحتاج أيضا إلى الكشف عن عندما يتم إجراء تغييرات على عملية الاستثمار وعوامل الخطر التي قد تصاحب التغييرات في العملية. على سبيل المثال، فهم خصائص الاستثمار مهم في تحديد مدى ملاءمة الاستثمار للعميل وكيفية تناسبه في مجموع محفظة العملاء.
2. وينبغي إدراج المخاطر المحتملة، لا سيما فيما يتعلق بالعائدات المتوقعة، في خطة الاتصالات. وقد تتضمن هذه المخاطر مخاطر االئتمان والمخاطر المالية) على وجه التحديد، استخدام الرافعة المالية أو المشتقات المالية (، ومخاطر السوق بشكل عام. يجب على المدير مناقشة التأثير المحتمل لأي مخاطر على أطروحة الاستثمار. وعالوة على ذلك، فإن أي تغييرات في خصائص المخاطر على إستراتيجية المحفظة مهمة للكشف عنها.
3. يجب إبلاغ العميل باستخدام مدير خارجي لإدارة جزء من أصول العميل.وينبغي مناقشة التأثير على تنويع المحفظة ومستوى األصول والعائدات المتولدة مع العمالء حتى يتمكنوا من فهم مزيج المحفظة وكيف يؤثر المدير الخارجي ويؤثر على الحافظة اإلجمالية.

ينبغي استخدام أشكال أو أساليب اتصال مختلفة في الخطة. التقارير المكتوبة هي وسيلة تقليدية للاتصال، ولكن يجب أن يتم إبلاغ المعلومات باستخدام مجموعة متنوعة من الوسائط. الاجتماعات الشخصية، والمحادثات الهاتفية، والانفجارات البريد الإلكتروني هي أشكال أخرى يجب أن تصاحب التقارير المكتوبة.

بالإضافة إلى ضمان خطة الاتصال كاملة ودقيقة، يجب أن يتم تسليم المعلومات في الوقت المناسب. معلومات دقيقة ليست جيدة إذا كان منتهية الصلاحية. وينبغي أن تحدد خطة الاتصال متى ينبغي توقع الاتصالات المنتظمة. فعلى سبيل المثال، تعد التقارير المكتوبة والشفهية الشهرية أو الفصلية أو السنوية اتصالات منتظمة نموذجية. وينبغي أن تدرج في الخطة أيضا تقارير مخصصة، مثل الإبلاغ عن تغيير في العملية أو في بيئة سوق غير عادية.

الخلاصة

يتم تعزيز العلاقة بين العميل والمدير من خلال خطة اتصال تتضمن معلومات ذات صلة ودقيقة وفي الوقت المناسب. لا يمكن للعميل إلا اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن محفظة لتلبية احتياجاتهم وأهدافهم الاستثمارية إذا كانت المعلومات التي يتلقاها دقيقة وفي الوقت المناسب. وتشمل المعلومات الدقيقة المناقشات حول عملية صنع االستثمارات، وكيفية اتخاذ المدير القرارات، وأي تغييرات في العملية، والمخاطر التي ينطوي عليها ذلك. هذه المعلومات، على الرغم من أن تكون مفيدة فقط إذا تم توفيرها على وجه السرعة. لن تساعد المعلومات المتقادمة أو المضاربة العميل على اتخاذ القرارات، ويمكن أن تكون ضارة. كما أن خطة الاتصالات تحتاج أيضا إلى أن تشمل أساليب الاتصال أو توصيلها، التي ينبغي أن تشمل مجموعة واسعة من الوسائط مثل التقارير المكتوبة والاجتماعات الشخصية وغيرها من الأصناف المخصصة. وفي حالة صياغتها بشكل جيد، ستكون خطة الاتصال بمثابة جسر حاسم بين العميل والمدير. (اقرأ المزيد، هنا في هذا الموضوع، هنا: مدير الأصول الأخلاق: التصرف مهنيا وأخلاقيا. )